Import-/Exportschnittstelle

In Release 1 gab es für Verwaltungsstellen-Administratoren oder berechtigte Verwaltungsstellen-Nutzer (Ressort, Fachebene, PuS) bislang nur die Möglichkeit Vorhaben manuell in DATES II anzulegen bzw. zu bearbeiten.

Seit Release 2 ist es möglich, die in den ESF-Vorsystemen der programmumsetzenden Stellen erhobenen Vorhaben(-Daten) der Projektträger in DATES II zu importieren. Dabei wird der Import von Vorhaben in der überwiegenden Mehrzahl der Fälle der Standardweg zur Anlage und Änderung von Vorhaben in DATES II sein. Hierzu wird sowohl der Import einzelner Vorhaben als auch der Massenimport von Vorhaben und/oder deren Teilnehmerdaten unterstützt.

Über einen Einzel- und Massenimport können zudem die Teilnehmer eines existierenden Vorhabens, das sich an Teilnehmer richtet, gelöscht werden.

Darüber hinaus sind der Export eines Vorhabens und der GUID-Export für Vorhaben desselben Programms möglich. Diese Exportdatei kann als Vorlage zur Aufbereitung und den Import der Vorhabendaten verwendet werden.

Allgemeiner Hinweis zur Pseudonymisierung von Teilnehmerdaten

In DATES II werden bei einem Import von Teilnehmerdaten nicht die sog. Teilnehmer-Kopfdaten, d.h. personenbezogene Teilnehmerdaten (Vorname, Name, Kontaktinformationen, Geburtsdatum) geliefert, sondern eine Teilnehmer-GUID zur eindeutigen Identifizierung eines Teilnehmers. Die Übermittlung einer im jeweiligen Vorsystem generierten GUID des Teilnehmers (Datenfeld D301) ist daher verpflichtend.

Beim Export eines oder mehrerer Vorhaben, die sich an Teilnehmende richten, werden ebenfalls keine personenbezogenen Daten eines Teilnehmerstammblatts exportiert. Zur Identifizierung werden lediglich die Teilnehmer-IDs (Teilnehmer-ID des Projektträgers, Teilnehmer-ID des Vorsystems, Teilnehmer-GUID) exportiert.

Auch wenn der Vorhabenimport der Standardweg zur Anlage und Änderung von Vorhaben in DATES II darstellt, haben berechtigte Projektträger in Ausnahmefällen die Möglichkeit Teilnehmerstammblätter manuell anzulegen und zu bearbeiten. Hierbei werden die teilnehmerspezifischen Daten pseudonymisiert, indem sie vom System in zwei separaten Datensätzen gespeichert werden. In dem einen Datensatz sind ausschließlich die Teilnehmer-Kopfdaten (D303-D312), d.h. die personenbezogenen Daten eines Teilnehmenden enthalten. Dieser Datensatz steht in keiner Beziehung zum Vorhaben. Daher können mit diesem Datensatz alleine auch keine Rückschlüsse auf die teilnehmerspezifischen Indikatoren zum Eintritt und Austritt geschlossen werden, die ebenfalls über das Teilnehmerstammblatt erfasst werden. In einem anderen Datensatz werden die Daten des Eintritts- und Austrittsfragebogens erfasst. Dieser Datensatz ist einem Vorhaben zugeordnet. Die Beziehung zwischen den beiden Datensätzen wird verschlüsselt.

XSD-Importschnittstelle und erforderliche Importformate

Die Vorhaben-Daten aus einem Vorsystem müssen für einen Import in einer XML-Datei geliefert werden, deren Struktur ein in DATES II integriertes XML Schema (XSD-Datei) definiert. Während der Konzeptions- und Spezifikationsphase von Release 2 wurde den Vorsystem-Betreibern diese XSD-Schnittstelle zur Einbindung in ihre Systeme von der ESF Bund Verwaltungsbehörde zur Verfügung gestellt.

Bei einem Import in DATES II wird eine XML-Datei vom System gegen dieses XML Schema validiert. Die Wurzelelemente der Importdatei (bzw. der XML-Struktur, die das Schema definiert) sind die Elemente „Vorhabenimport“ und „Teilnehmerimport“. Dabei kann pro Importdatei nur genau eins dieser beiden Elemente existieren. Anhand dieser Wurzelelemente wird ermittelt, ob ein vollständiges Vorhaben oder nur Teilnehmerdaten importiert werden.

Für den Massenimport werden die XML-Dateien für den Vorhaben- und Teilnehmerdatenimport in einer ZIP-Datei zusammengefasst.