Vorhaben importieren

Benötigtes Recht zum Importieren eines Vorhabens

Rechtegruppe	Recht
RG 1.1.2: VB (BMAS) RG 2.1.2: VS (Ressort) RG 3.1.2: VS (Fachebene) RG 4.1.2: VS (PuS)	C.2.12 Einzelimport durchführen (S-Recht)

Hierüber kann ein berechtigter Verwaltungsbehörden- und Verwaltungsstellen-Nutzer (Ressort, Fachebene, PuS) ein neues einzelnes oder bestehendes Vorhaben aus einer XML-Datei importieren. Neben dem vollständigen Import eines Vorhabens können ausschließlich die Teilnehmerdaten (die in DATES II im Stammblatt Teil D vorgehalten werden) zu einem bestehenden Vorhaben aus einer XML-Datei importiert werden. Ein exklusiver Import von Daten anderer Stammblatt-Teile ist hingegen nicht möglich. Den Teilnehmerdaten-Import ausgenommen können also nur vollständige Vorhaben importiert werden.

Bestehende Vorhabendaten über Einzelimport ändern

Angenommen, es wurden bereits zu einem früheren Zeitpunkt Teilnehmerdaten für ein Vorhaben importiert und es sollen in einem aktuellen Importvorgang andere Vorhabendaten als Teilnehmerdaten aktualisiert werden. In diesem Fall muss die GUID des Teilnehmers beim Import mitgeliefert werden, dann werden die Teilnehmerdaten aktualisiert. Wird also die Teilnehmer GUID mitgeliefert, dann werden die Teilnehmerdaten überschrieben. Wird die Teilnehmer GUID nicht mitgeliefert, dann kann ein neuer Teilnehmer über den Import angelegt werden.

Durch den Start des Imports wird eine neue Bearbeitungsversion für dieses Vorhaben im System angelegt, wenn die Vorhabenversionen nicht identisch sind. Vorhabenversionen sind dann identisch, wenn sie die gleiche Struktur, Datenwerte und Datengenauigkeit haben. Existiert bereits eine Bearbeitungsversion des Vorhabens, so wird diese ohne Warnung von DATES II überschrieben, sofern der Nutzer der Ersteller der Bearbeitungsversion ist. Ist der angemeldete Nutzer nicht der Ersteller der Bearbeitungsversion, wird die Systemmeldung „Es existiert bereits eine Bearbeitungsversion von einem anderen Nutzer“ ausgegeben und der Import wird abgebrochen.

Teilnehmerdaten über Einzelimport ändern

Für den Teilnehmerdaten-Import ist immer die GUID des Vorhabens anzugeben. Durch den Start des Imports wird eine neue Bearbeitungsversion für dieses Vorhaben im System angelegt. Nicht importierbar sind personenbezogene Daten eines Teilnehmers, wie der Name, Kontaktinformationen oder Geburtsdatum.

Bei einem Import von Teilnehmerdaten aus den Vorsystemen in DATES II, muss ebenfalls die GUID eines Teilnehmers (Datenfeld 301), als eindeutiger Schlüssel für einen Teilnehmer mitgeliefert werden. Dieses Datenfeld ist also ein Pflichtfeld, das bereits im Vorsystem erzeugt werden muss.

 

Ablauf des Einzelimports

• Fall 1 (Neuanlage): Durch den Start des Imports wird die zu importierende Datei vom System verarbeitet. Hierbei wird das Vorhaben unter Berücksichtigung der übergreifenden Validierungsregeln mit einer neu erzeugten GUID und dem Aktenzeichen im Vorhabenstatus „in Bearbeitung“ in DATES II angelegt. Die Ampelprüfung wird durchlaufen und der Ampelstatus (vgl. Fallunterscheidung im Umgang mit Datenfeld D79) sowie der Status der Indikatorenampel ermittelt. Das Vorhaben wechselt automatisch in den Status „Bestätigt“, wenn die Option „Automatische Bestätigung“ aktiviert wurde und die Ampelprüfungen erfolgreich sind.
• Fall 2 (Bestehendes Vorhaben/Teilnehmerdaten ändern): Durch den Start des Imports wird eine neue Bearbeitungsversion für dieses Vorhaben im System angelegt. Existiert hingegen bereits eine Bearbeitungsversion, so wird diese ohne Warnung des Systems überschrieben, sofern der Nutzer der Ersteller der Bearbeitungsversion ist. Wie beim Einzelimport eines neuen (vollständigen) Vorhabens wird die Ampelprüfung durchlaufen und der Ampelstatus (vgl. F Fallunterscheidung im Umgang mit Datenfeld D79) sowie der Status der Indikatorenampel ermittelt.

Beim Importvorgang erfolgt ein Eintrag in die Importhistorie, in der die standardmäßig erzeugte Protokolldatei und ggf. eine Fehlerdatei herunterladbar sind. In der Importhistorie wird auch der Status des Importvorgangs als „erfolgreich“, „fehlerhaft“, „ohne Änderung“ „ohne Berechtigung“ (zur Importierung des ausgewählten Vorhabens) dokumentiert. In der Protokolldatei wird der Status des Importvorgangs eines (vollständigen) Vorhabens als „Erfolgreich“, „Fehlerhaft“, „Unverändert“, „Keine Berechtigung“ dokumentiert.

Beim Teilnehmerdaten-Import werden nur valide Teilnehmerdaten (Pflichtfeldprüfung bestanden) übernommen. Zur Unterscheidung zwischen Pflichtfeldern beim Import von Teilnehmerdaten und Toleranz gegenüber fachlich unvollständigen Teilnehmerdaten siehe hier. Welche Teilnehmerdatensätze - im Einzelnen - nicht übernommen wurden, kann dem Importprotokoll entnommen werden und die Importdatei wird mit allen übergebenen Teilnehmern im Fehlimporte.zip zur Verfügung gestellt. D.h. es ist möglich, dass z.B. von 100 übergebenen Teilnehmer-Datensätzen, nur 95 nach DATES II übernommen werden und 5 verworfen werden. Nach Abschluss des Importvorgangs eine Excel-Datei „Übersicht TN-Import“ bereitgestellt, welche eine Übersicht (je GUID Vorhaben D35) der erfolgreich importierten Teilnehmerdatensätze enthält.

 

Vorbedingungen Neuanlage über Einzelimport

(1) Der Nutzer hat das Recht C.1.1 Programm lesen

(2) Der Nutzer hat das Recht C.2.2.1 Vorhaben / Stammblatt anlegen

(3) Der Nutzer hat das Recht C.2.12 Einzelimport durchführen

(4) Das zugehörige Programm muss aktiv sein.

(5) Dem Nutzer muss das Programm zugewiesen sein.

 

Vorbedingungen bestehendes Vorhaben ändern über Einzelimport

(1) Der Nutzer hat das Recht C.2.12 Einzelimport durchführen

(2) Der Nutzer hat die Rechte C.2.4–C.2.6, C.2.9.1, C.2.9.2, C.2.10-C.2.11 (Einzelrechte zur Änderung von Stammblatt Teilen)

(3) Das zugehörige Programm muss aktiv sein.

(4) Dem Nutzer muss das Vorhaben zugewiesen sein.

(5) Das Vorhaben muss im Vorhabenstatus „bestätigt“ sein. Existiert eine Bearbeitungsversion, muss der Nutzer der Ersteller der Bearbeitungsversion sein.

 

Vorbedingungen bestehendes Vorhaben ändern über Einzelimport

(1) Der Nutzer hat das Recht C.2.12 Einzelimport durchführen

(2) Das zugehörige Programm muss aktiv sein.

(3) Dem Nutzer muss das Vorhaben zugewiesen sein.

(4) Existiert eine Bearbeitungsversion, muss der Nutzer der Ersteller der Bearbeitungsversion sein.

 

Pfad zum Einzelimport: Import > Vorhaben importieren

                                                   

Schritte zum Import eines einzelnen neuen oder bestehenden Vorhabens:

1. Auswahl des Programms, die dem angemeldeten Nutzer zugeordnet sind.

2. Klick auf Button „Durchsuchen…“.

3. Auswahl der zu importierenden XML-Datei über Dateiauswahl-Dialog, die gegenwärtig max. 1 MByte groß sein darf. Hinweis: die zulässige Dateigröße wird zukünftig noch erhöht.

4. Optionale Auswahl „Automatische Bestätigung“. Hierüber kann der Nutzer entscheiden, dass der Status des Vorhabens bei erfolgreichem Importieren und erfolgreicher Ampelprüfung auf „bestätigt“ gesetzt wird oder ob das Vorhaben im Status „in Bearbeitung“ verbleiben soll.

5. Starten des Datenimports durch Klick des Buttons „Vorhaben importieren“.

 

Abbildung: Importieren eines neuen einzelnen oder bestehenden Vorhabens

 

Abbildung: Rückmeldung über erfolgreichen und nicht erfolgreichen Einzelimportvorgang auf Importdialog

 

Hinweis zum Import eines Vorhabens im Status „in Bearbeitung“: Ausschließlich beim Import eines einzelnen Vorhabens, kann dieses durch Weglassen der Option „Automatische Bestätigung“ im Status „in Bearbeitung“ importiert werden. Beim Massenimport hingegen werden nur bestätigte Vorhaben importiert und ansonsten abgewiesen.