Anlage von Verwaltungsebenen und Zuordnung von Programmen zu Verwaltungsebenen

Die Anlage von Verwaltungsebenen und die Zuordnung von Programmen zu einer Verwaltungsebene müssen streng hierarchisch erfolgen.

Ausgangspunkt zur Anlage von Verwaltungsebenen ist die OP-Ebene. Die OP-Ebene und jeweils zwei Administrator-Nutzer sind für jede Behörde systemseitig angelegt und können nicht gelöscht werden. Der erste Schritt zum Aufbau der Verwaltungsstruktur ist die Anlage der fünf programmverantwortlichen Ressorts durch einen Administrator der Verwaltungsbehörde. In einem zweiten Schritt legt er zudem initial die ESF Bundesprogramme an und weist diese den entsprechenden Ressorts zu.

Ab dieser Ebene ist zunächst das Ressort für die Einrichtung untergeordneter Verwaltungsebenen verantwortlich. Wird durch ein Ressort eine untergeordnete Verwaltungsebene eingerichtet (nur FE), ist diese wiederum verantwortlich für die Einrichtung einer ihr untergeordneten Verwaltungsebene (d. h. PuS). Auch die Zuweisung der Programme an die untergeordneten Verwaltungsebenen, wird von der jeweiligen Verwaltungsebene vorgenommen.

Bei der Anlage einer neuen untergeordneten Verwaltungsebene müssen immer zwei VS-Administratoren der untergeordneten Verwaltungsebene mit angelegt werden.

Wichtiger technischer Hinweis zur Anlage von Verwaltungsebenen: Bei der Anlage von Verwaltungsebenen sollte der Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme gefolgt werden, indem diese strikt hierarchisch von oben nach unten angelegt werden. Angenommen, ein Ressort legt zur Umsetzung eines Programms zunächst keine Fachebene (FE), sondern direkt eine PuS an, an die sie ein Programm weitergibt. In diesem Fall kann das Ressort zwar nachträglich eine neue FE anlegen, dadurch, dass die strenge Hierarchie beim Aufbau der Verwaltungsstruktur aber umgangen wurde, wäre diese Fachebene technisch NICHT in die Umsetzung eines Programms bzw. der zugehörigen Vorhaben eingebunden.

Abbildung: Vorgehen zur Anlage möglicher Verwaltungsebenen und Zuordnung von Programmen zu Verwaltungsebenen