Abfrage anlegen
Benötigtes Recht zum Anlegen einer Controllingabfrage
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Rechtegruppe |
Recht |
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RG 1.1.2 Verwaltungsbehörde (BMAS) |
J.1.2 Abfrage anlegen, ändern, löschen, abschließen (S-Recht) |
Eine Controllingabfrage darf nur von der Verwaltungsbehörde angelegt werden. Dabei darf zu einem Zeitpunkt nur eine in Bearbeitung befindliche Controllingabfrage existieren. Zwar können eine finanzielle und eine materielle Controllingabfrage getrennt voneinander angelegt werden, die gemeinsame Anlage einer finanziellen und materiellen Controllingabfrage ist jedoch der Standardfall.
Bei Anlage einer Controllingabfrage müssen der Typ der Abfrage (finanziell und/oder materiell), das „Stichtagsende der Abfrage“ und der „Stichtag gem. Art. 112 Abs. 4 VO 1303/2013“ angegeben werden. Artikel 112 gibt vor, bis zu welchen Terminen – dreimal jährlich – bestimmte finanzielle Daten zur Umsetzung des OPs an die EU-Kommission zu liefern sind. Optional kann ausgewählt werden, ob es sich um eine Controllingabfrage für einen Durchführungsbericht handelt. Die Abfragen zum 28.02. bzw. 31.03. dienen neben dem quartalsweisen Controlling auch der Erstellung des jährlichen Durchführungsberichts. Das „Stichtagsende der Abfrage“ und der „Stichtag gem. Art. 112 Abs. 4 VO 1303/2013“ dürfen nicht in der Vergangenheit liegen. Solange eine Abfrage „in Bearbeitung“ ist, kann beides von einem berechtigten Verwaltungsstellen-Nutzer bearbeitet werden.
Durch die Anlage einer Controllingabfrage wird eine Momentan-Aufnahme der finanziellen und materiellen Solldaten zum Zeitpunkt des Anlegens der Abfrage festgehalten. Ebenso werden alle Vorhabenstammblätter im Status „Bestätigt“ fixiert. Aus diesen fixierten Vorhabenstammblättern werden die Ist-Daten für das finanzielle Controlling aggregiert berechnet und auf Programmebene abgespeichert. Es darf keine Abfrage im Status „in Bearbeitung“ bereits vorhanden sein. Als Abfragetyp kann sowohl „finanziell“ als auch „materiell“ ausgewählt werden. Dabei muss mindestens ein Typ ausgewählt werden. Zusätzlich wird festgelegt, ob es sich um eine Abfrage für einen Durchführungsbericht handelt oder nicht.
Nach Abschluss einer Controllingabfrage werden die Daten ausgewertet, analysiert und für den quartalsweisen Controlling-Bericht aufbereitet. Bei der Controllingabfrage mit Stichtag 28.02. bzw. 31.03. werden die Daten zusätzlich für den jährlichen Durchführungsbericht verwendet.
Vorbedingungen:
(1) Der Benutzer hat das Recht J.1.2 Abfrage anlegen, ändern, löschen, abschließen.
(2) Es darf keine Controllingabfrage im Status „in Bearbeitung“ existieren
Pfad zur Anlage einer Controllingabfrage: Controlling/Monitoring > Abfrage anlegen
Durchzuführende Schritte zur Anlage einer neuen Controllingabfrage:
1. Stichtagsende und „Stichtagsende gem. Artikel 112 Abs. 4 VO 1303/2013“ der Abfrage festlegen: Es wird jeweils ein Stichtag eingegeben, der nicht in der Vergangenheit liegen darf.
2. Auswahl des Abfragetyps: es muss mindestens ein Abfragetyp ausgewählt werden, der „finanziell“ und/oder „materiell“ sein kann
3. Option: Optional kann über eine Checkbox festgelegt werden, ob die Abfrage für einen Durchführungsbericht verwendet werden soll.
4. Anlage bestätigen: Die Anlage wird bestätigt durch den Button „Abfrage anlegen“. Es wird automatisch navigiert auf die Controllingabfragen-Übersicht weitergeleitet, in der die im System neue, in Bearbeitung befindliche Controllingabfrage weiterbearbeitet werden kann. Jede neuangelegte Abfrage hat eine Nummer. Die Nummerierung der Controllingabfragen erfolgt fortlaufend. Durch die Anlage wird ein Bezug zu allen aktiven Programmen automatisch hergestellt, zudem werden die zu diesem Zeitpunkt gültigen materiellen und finanziellen Solldaten sowie alle Vorhaben im Status „Bestätigt“ fixiert. Aus diesen fixierten Vorhaben werden die finanziellen Ist-Daten berechnet und gespeichert.
Abbildung: Controllingabfrage anlegen
Automatische Benachrichtigung relevanter Nutzer über Controllingabfragen: Die Anlage einer Controllingabfrage erfolgt ca. 4 Wochen vor einem Stichtag. Ab Release 3 werden die relevanten Verwaltungsstellen-Nutzer bei (a) der Anlage, (b) der Stichtagsänderung und (c) dem Abschluss einer finanziellen und / oder materiellen Controllingabfrage automatisch vom System hierüber per E-Mail informiert. Die E-Mail wird an die E-Mail-Adressen versendet, die in den Nutzerkonten der relevanten Nutzer hinterlegt sind.
Technische Hinweise für VB-Nutzer zur Anlage des Stichtages einer finanziellen Controllingabfrage:
(A) Dialoge: Die editierbaren Jahre und Daten als auch die Vorbefüllung in den Dialogen zum finanziellen Controlling werden in DATES nicht mehr durch die systemische Jahreseinstellung bestimmt, sondern in Analogie zu den Reportberechnungen durch die Stichtagsangabe „Stichtagsende der Abfrage“.
In den Dialogen werden die „Geplanten Ausgaben“ aus vergangenen Jahren (< aktuelle Jahresangabe im Stichtag) bei Neuanlage einer finanziellen Controllingabfrage mit „Null“ befüllt und somit nicht mehr angezeigt. Sie sind auch nicht mehr editierbar und fließen auch nicht mehr in die Berechnungen der Gesamtübersichten in den Dialogen ein.
Kommt es im Laufe der Abfrage zu einer Verlängerung eines Stichtages zu einer Jahresüberschreitung (z.B. vom 31.12.2016 auf den 15.01.2017) so werden die dann gemäß der neuen Jahresangabe des Stichtages nun der Vergangenheit zugehörigen „geplanten Ausgaben“ genullt bzw. gelöscht (d.h. auch ggf. schon gespeicherte Daten zu den geplanten Ausgaben gehen verloren!). Alle anderen Angaben der Vergangenheit (effektiven Ausgabe, Mittelbindungen, Begünstigte getätigte Ausgaben) bleiben unverändert bestehen. Die „effektiven Ausgaben“ und die von „den Begünstigten getätigten Ausgaben“ des nun aktuellen Jahres können nun - gemäß des allgemein gültigen Algorithmus - editiert werden. Es erfolgt auch kein neuer Snapshot der Vorhaben, es bleibt der Snapshot der Vorhaben bei Anlage der Controllingabfrage bestehen.
Eine Verkürzung des Stichtages mit Jahresrücksetzung (z.B. vom 15.01.2017 auf den 31.12.2016) wird systemseitig mit dem folgenden Hinweis abgewiesen: „Neuer Stichtag nicht möglich. Jahresangabe liegt hinter der bisherigen Jahresangabe.“
Durch diese Mechanismen wird verhindert, dass in den Dialogen andere Werte als in den Reports zum Finanzcontrolling (FC) ausgewiesen werden.
(B) Reports: Die Berechnungs-Algorithmen die FC-Reports werden durch die Jahresangabe im Stichtag „Stichtagsende der Abfrage“ bestimmt. D.h. die Jahresangabe im Stichtagsende bestimmt welche „geplanten Ausgaben“ und „effektiven Ausgaben“ bei „effektiv + geplant“ berücksichtigt werden. Die Datenbefüllung der Reports erfolgt ausschließlich aus den in den Dialogen sichtbaren Daten (d.h. die Reports ziehen sich keine Daten aus den Vorhabenstammblättern oder im Hintergrund ablaufenden Serviceberechnungen).
Auch durch diesen Mechanismus wird verhindert, dass in den Dialogen andere Werte als in den FC-Auswertungen auftauchen.
Durch die vorgenannten Bedingungen muss im Finanziellen Controlling bei der Stichtagsangabe „Stichtagsende der Abfrage“ für das Januar-Controlling (31.01.) das folgendes Verfahren eingehalten werden, um möglichst aktuelle Daten zu erhalten:
Fall a) Letzter Zahlungsantrag (ZA) des aktuellen Kalenderjahres ist bei Anlage des Stichtages noch nicht erfolgt: Dann muss 31.12. (bzw. 15.12. um zeitlichen Puffer zu haben) gewählt werden, da ansonsten für das laufende Kalenderjahr keine „geplanten Ausgaben“ (als Platzhalter für den noch ausstehen ZA) mehr eingegeben werden können.
Fall b) Letzter ZA des aktuellen Kalenderjahres ist gelaufen bzw. es ist nur noch mit einer überschaubaren Summe im Dezember zu rechnen: Dann kann auch 15.01. des Folgejahres als Stichtag gewählt werden, da die geplanten Ausgaben des aktuellen Kalenderjahres weitestgehend durch die effektiven Ausgaben abgedeckt werden.
Ein Jahresübersprung bei Verlängerung eines neuen Stichtages sollte vermieden werden und nur in Notfällen erfolgen, da dann in den Dialogen und Reports die schon editierten geplanten Ausgaben des dann „vorherigen“ Jahres nicht mehr berücksichtigt werden und nochmals durch die Umsetzer manuell in die „geplanten Ausgaben“ des „aktuellen“ Jahres übertragen werden müssen.
Für die Januar-Controllingabfrage (31.01.) sollte immer der letzte ZA abgewartet werden und erst dann mit Stichtag des kommenden Jahres eine Controllingabfrage mit der Stichtagsangabe „Stichtagsende der Abfrage“ z.B. 01.01. angelegt werden. So kann auch bei notwendigen Stichtagsverlängerungen ein Jahresübersprung verhindert werden.
Sollte allerdings schon feststehen, dass ein später Dezember-ZA erfolgt, so sollte die Controllingabfrage so früh wie möglich gestartet werden (z.B. schon im Oktober), z.B. mit Stichtagsende 01.12., um den 31.12. definitiv halten zu können und einen Jahresübersprung zu vermeiden.
