Finanzielles Controlling

Bereits in der Förderperiode 2007-2013 wurde im ESF-Verwaltungssystem ADELE ein finanzielles Controlling umgesetzt. Aufgrund der gestiegenen Anforderungen in der neuen Förderperiode wird in DATES II ein regelmäßiges finanzielles Controlling mit festen Terminen eingerichtet. Die Verordnung (VO (EU) Nr. 1303/2013 schreibt in Art. 112 vor, dass zu den Terminen 31.01., 31.07. und 31.10. Finanzdaten gemäß DVO (EU) Nr. 1011/2014 Anhang II an die EU-Kommission zu übermitteln sind. Des Weiteren müssen Finanzdaten auch im Rahmen der jährlichen Durchführungsberichte berichtet werden (vgl. DVO (EU) Nr. 2015/207 Anhang V).

In Anlehnung an diese Berichtspflichten werden viermal jährlich Controllingabfragen stattfinden, in der sowohl Soll-Daten als auch Ist-Daten zu erfassen sind. Die wichtigsten Kennziffern, die im Zusammenhang mit dem finanziellen Controlling sind:

• Finanzindikatoren des Leistungsrahmens (einer je Prioritätsachse und Regionenkategorie)
• n+3-Regelung, d.h., die im OP gemäß indikativem Finanzplan festgelegten Jahrestranchen müssen 3 Jahre später im Rahmen von Zahlungsanträgen an die EU-Kommission eingereicht worden sein.
• Einhaltung der Flexibilitätsregeln innerhalb der Prioritätsachsen

Zielverfehlung bzw. Nichteinhaltung können zu finanziellen Restriktionen führen.

Das Finanzcontrolling ist also das finanzielle Steuerungsmodul des OPs, das ermöglicht, frühzeitig Abweichungen von Planvorgaben auf allen Hierarchie- (OP, Ressort, Programm) und Interventionsebenen (Prioritätsachse, Investitionspriorität/Interventionsbereich) zu erkennen. Voraussetzungen für eine funktionierende Überwachung der finanziellen Umsetzung ist eine hohe Datenqualität. Hierzu müssen regelmäßig aktuelle und valide Daten ins System eingepflegt werden. D.h., dass neben der Aktualisierung von Sollvorgaben unter Beachtung der zur Verfügung stehenden Mittel insbesondere die finanziellen Daten in den Stammblattteilen A (Mittelbindungen) und B (von Begünstigten beantragte Mittel, effektiv getätigte Ausgaben) kontinuierlich erfasst und in DATES II eingespeist werden müssen. Ziel ist es u.a. auch, Überbindungen wie in der Förderperiode 2007-2013 zu vermeiden.

Im Rahmen des Finanzcontrollings werden insgesamt vier verschiedene Ausgabearten (sog. Ist-Daten) unterschieden. Drei dieser Ausgabearten berechnen sich bei der Anlage einer Finanzcontrollingabfrage aus den Daten der Vorhabenstammblätter:

• Mittelbindungen: Förderfähige Kosten der für eine Unterstützung ausgewählten Vorhaben gemäß Bewilligungsbescheid (Datenquelle: Stammblatt Teil A: Mittelbindungen)
• Von den Begünstigten beantragte Mittel: Von den Begünstigten bei der Verwaltungsbehörde geltend gemachte förderfähige Ausgaben (Datenquelle: Stammblatt Teil B)
• Effektiv getätigte Ausgaben gemäß ZA: In abgeschlossenen ZA erklärte Ausgaben gegenüber der EU-Kommission (Datenquelle: Stammblatt Teil B: Daten zu den Auszahlungsanträgen des Begünstigten).
• Geplante Ausgaben: Ausgaben, die voraussichtlich in den noch kommenden Zahlungsanträgen des jeweiligen aktuellen Jahres (also ohne die Mittel, die schon in abgeschlossenen ZA des Kalenderjahres gegenüber EU-Kommission erklärt wurden) und in zukünftigen Jahren gegenüber der EU-Kommission erklärt werden (Datenquelle: Schätzungen der zuständigen Programmumsetzer und Ressorts, i.d.R. auf Basis der Mittelbindungen und Erfahrungswerten). Die geplanten Ausgaben hingegen müssen als Ist-Daten direkt in DATES II befüllt werden. Diese Daten werden dann bei der nächsten Controllingabfrage übernommen und können wiederum bearbeitet werden.

Wichtiger Hinweis zur neuen Berechnungsmethodik der „geplanten Ausgaben“: Bei Eingabe der „geplanten Ausgaben“ im aktuellen Jahr ist die folgende - im Vergleich zur FP 2007-2013 - neue Berechnungsmethodik zu beachten. Bei den geplanten Ausgaben sind nur noch die Mittel einzuplanen, die voraussichtlich in den noch kommenden Zahlungsanträgen des jeweiligen aktuellen Jahres erklärt werden sollen (also ohne die Mittel, die schon in abgeschlossenen ZA des Kalenderjahres gegenüber der EU-Kommission erklärt wurden). Anmerkung: In der FP 2007-2013 mussten hier auch die bereits effektiv getätigten Ausgaben manuell hinzuaddiert werden.