Ermittlung von finanziellen Ist-Daten in DATES II

Die Ist-Daten im Bereich „ Übersicht“ und „ Programme“ der Detailansicht werden initial bei der Anlage einer Controllingabfrage sowohl für alle Programme als auch für jedes einzelne Programm berechnet.

Für jede Ausgabenart ermittelt DATES II automatisch wie folgt die Ist-Daten:

  • Berechne „Mittelbindungen“ aus der Summe aller Vorhaben für ESF-Betrag (D65), für Kofi. Nat. Öffentlich (D66) und für Kofi. Nat. Privat (D67) pro Haushaltsjahr aus den erfassten Mittelbindungen (Stammblatt Teil A) der bestätigten Vorhabenversionen zum Zeitpunkt der Anlage der Controllingabfrage.
  • Berechne „Von den Begünstigten beantragte Ausgaben“ aus Summe aller Vorhaben aus Feld für Gesamt Öffentlich (D133) und für Gesamt pro Haushaltsjahr (D134) aus den erfassten „Von den Begünstigten beantragten Ausgaben“ ( Stammblatt Teil B) den bestätigten Vorhabenversionen zum Zeitpunkt der Anlage der Controllingabfrage.
  • Berechne „Effektiv getätigte Ausgaben (aus ZA)“ aus den bestätigten Vorhabenversionen, die an abgeschlossenen Zahlungsanträgen teilgenommen haben:
  1. Berechne Summe aller Aufwüchse (für ESF-Betrag, Kofi. Nat. öffentlich, Kofi. Nat. privat) eines Vorhabens aller Stichtage eines abgeschlossenen Zahlungsantrags pro Kalenderjahr, in welchem der ZA abgeschlossen wurde.
  2. Summiere die Ergebnisse (a) eines Kalenderjahres, in welchem der ZA abgeschlossen wurde, für das gesamte Programm auf.

Die Ist-Daten der „Geplanten Ausgaben“ müssen hingegen in den entsprechenden Datenfeldern der Bereiche „Übersicht“ und „Programme“ der Detailansicht durch berechtigte Nutzer manuell erfasst werden. In nachfolgenden Controllingabfragen, werden diese Ist-Daten aus der vorangegangenen finanziellen Abfrage übernommen und können danach bearbeitet werden.

Wichtige Hinweise:

1. Änderung der Berechnung bzw. Zuordnung der effektiven und geplanten Ausgaben im aktuellen Kalenderjahr. In der Förderperiode 2007-2013 mussten die effektiven Ausgaben des aktuellen Haushaltsjahres in die geplanten Ausgaben des aktuellen Kalenderjahres mit eingerechnet bzw. hinzuaddiert werden, so dass bei den geplanten Ausgaben des aktuellen Jahres immer die kompletten Ausgaben aller ZAs des Jahres enthalten waren (diese Vorgehensweise war recht kompliziert und führte zu viel manuellen Berechnungen). In der neuen Förderperiode wurde die Berechnungsmethodik hinsichtlich „effektiv Ausgaben + geplante Ausgaben“ so verändert, dass nun die effektiven Ausgaben aus abgeschlossenen Zahlungsanträgen des aktuellen Kalenderjahres durch DATES automatisch mitberechnet werden und nicht mehr manuell den „geplanten Ausgaben“ des aktuellen Kalenderjahres hinzugerechnet werden müssen bzw. dürfen. Die „geplanten Ausgaben“ des aktuellen Kalenderjahres müssen daher nur noch i.S. der noch zu erwartenden bzw. offenen ZA-Anträge bis Jahresende kalkuliert bzw. dargestellt werden (so müssten z.B., wenn im laufenden Kalenderjahr keine offenen ZA-Anträge für ein Programm mehr vorliegen bzw. zu erwarten sind auch keine Angaben mehr bei den „geplanten Ausgaben“ für das aktuelle Kalenderjahr eingetragen werden).

2. Rechnerische Zuordnung der effektiven Ausgaben zu Haushaltsjahren bzw. ZA-Teilnahmejahr. In der Förderperiode 2007-2013 wurden die effektiven Ausgaben sowohl im Stammblattteil B als auch in den Controllingabfragen (Editierbereich) dem Haushaltsjahr zugeordnet, in dem sie auch haushaltärisch angefallen sind. In der neuen Förderperiode werden sie im Stammblattteil B nach wie vor den Haushaltsjahren zugeordnet, aber in einer Controllingabfrage (Editierbereich) müssen sie aufgrund der n+3-Relevanz dem Jahr zugeordnet werden, in dem sie an einem Zahlungsantrag teilgenommen haben (sog. ZA-Teilnahmejahr). Diese Transformation wird seitens DATES automatisch bei Anlage der Controllingabfrage durch die VB durchgeführt. Hierdurch wird die n+3 Berechnung bzw. ein drohender Mittelverfall auch außerhalb des Reportings eindeutiger und transparenter.

Werden im Rahmen der Ist-Daten-Bearbeitung eines Programms Änderungen vorgenommen, werden diese entsprechend in der Berechnung der finanziellen Ist-Daten berücksichtigt.