Freigabeprozess für Programme einer finanziellen Controllingabfrage
Analog zum Zahlungsantrag muss auch im Zusammenhang der Ist-Daten des Finanzcontrollings ein Freigabeprozess durchlaufen werden. Eine Freigabe der Ist-Daten der einzelnen Programme gegenüber der ESF-Verwaltungsbehörde (VB-Ebene) ist fachlich in jedem Fall und mindestens seitens der Ressort-Ebene erforderlich. D.h. ob in den Freigabeprozess weitere untergeordnete Ebenen (Fachebene, PuS) einbezogen werden bzw. ob das Editieren der Ist-Daten durch untergeordnete Ebenen erfolgen soll, bleibt den verantwortlichen Ressorts selbst überlassen und ist entsprechend durch das verantwortliche Ressort an seine untergeordneten Verwaltungsebenen zu kommunizieren. Werden Freigabeprozesse an untergeordnete Ebenen delegiert, so ist zu beachten, dass deren Freigabe jedes weitere Editieren auf höheren Verwaltungsebenen unterbindet (Fixierung und Historisierung der Ist-Daten). Sollten höhere Verwaltungsebenen mit den Ist-Daten nicht einverstanden sein, so ist durch das „Zurückweisen“ an die untergeordnete Ebene das erneute Bearbeiten der Ist-Daten wieder möglich. Nach Ablauf des Stichtags ist weder das Editieren noch die Freigabe von Ist-Daten möglich. Erfolgt bis zum Ablauf des Stichtags (= Stichtagsende der Controllingabfrage) keine Freigabe der Programme durch das zuständige Ressort, so kann eine Controllingabfrage seitens der VB nicht abgeschlossen werden und ggf. können Stichtagsüberschreitungen (vgl. Allgemeine VO zu Finanzabfragen) gegenüber der Europäischen Kommission eintreten.
Im Rahmen des finanziellen Controllings muss ein Prozess zur Freigabe derjenigen Programme durchlaufen werden, die an einer Controllingabfrage teilnehmen. Dabei sind am Freigabeprozess einer finanziellen Controllingabfrage nur die Verwaltungsebenen eingebunden, denen ein betreffendes (aktives) Programm zugeordnet ist. Aktionen im Freigabeprozess einer Controllingabfrage können nur durch einen berechtigten Verwaltungsbehörden- oder Verwaltungsstellen-Nutzer einer betroffenen Verwaltungsebene durchgeführt werden. Dem hierarchischen Aufbau der ESF Bund Verwaltungsstruktur entsprechend, muss eine Freigabe von Programmen innerhalb einer Controllingabfrage immer streng hierarchisch, d.h. von der untersten zur obersten Verwaltungsebene (VB) erfolgen.
Allgemeine Grundregeln, die im Freigabeprozess des finanziellen Controllings einzuhalten sind:
- Grundsätzlich sind am Freigabeprozess mindestens das für die Umsetzung der Programme zuständige Ressort zu beteiligen. Ob weitere untergeordnete Ebenen einbezogen werden, obliegt dem zuständigen Ressort.
- Die finanziellen Ist-Daten eines Programms können nur solange bearbeitet werden, wie noch keine Freigabe erfolgt ist. Dies ist der initiale Status des Programms im Freigabeprozess. Die Bearbeitung der Ist-Daten ist möglich in Abhängigkeit der Zuständigkeit bzw. Rechte an den entsprechenden Programmen durch eine Verwaltungsstelle auf der entsprechenden Ebene.
- Vor der Freigabe durch die Verwaltungsbehörde muss das Ressort das Programm freigegeben haben, ansonsten kann eine Controllingabfrage aufgrund des unklaren Rechtsstatus der übermittelten Daten fachlich nicht abgeschlossen werden.
- Freigaben durch die PuS und Fachebene sind nicht zwingend notwendig. Wurden die finanziellen Ist-Daten aber durch eine PuS oder Fachebene bearbeitet, dann sollte die jeweilige Verwaltungsebene auch die Freigabe erteilen (Transparenz der Herkunft der Daten).
Varianten des Freigabeprozesses einer finanziellen Controllingabfrage
Der Freigabeprozess einer finanziellen Controllingabfrage lässt sich in 4 Fälle einteilen, abhängig davon, welche Verwaltungsebenen in die Umsetzung eines Programms bzw. am Freigabeprozess beteiligt sind:
Fall 1: Freigabeprozess unter Beteiligung des Ressorts (VS) und der Verwaltungsbehörde. Wurden die finanziellen Ist-Daten bearbeitet, wurde dies von dem Ressort durchgeführt.
Abbildung: Fall 1 - Freigabeprozess Programme (Ressort, VB)
Fall 2: Freigabeprozess unter Beteiligung der Fachebene (VS), des Ressorts (VS) und der Verwaltungsbehörde. Wurden die finanziellen Ist-Daten bearbeitet, wurde dies von der Fachebene durchgeführt.
Abbildung: Fall 2 - Freigabeprozess Programme (Fachebene, Ressort, VB)
Fall 3: Freigabeprozess unter Beteiligung der PuS (VS), des Ressorts (VS) und der Verwaltungsbehörde. Wurden die finanziellen Ist-Daten bearbeitet, wurde dies von der PuS (VS) durchgeführt.
Abbildung: Fall 3 - Freigabeprozess Programme (PuS, Ressort, VB)
Fall 4: Freigabeprozess unter Beteiligung der PuS (VS), der Fachebene (VS), des Ressorts (VS) und der VB. Wurden die finanziellen Ist-Daten bearbeitet, wurde dies von der PuS durchgeführt.
Abbildung: Fall 4 - Freigabeprozess Programme (PuS, Fachebene, Ressort, VB)
Mögliche Freigabestatus eines Programms im Rahmen einer Controllingabfrage
- initial, d.h. bislang erfolgte noch keine Freigabe durch die Verwaltungsstelle der untersten Verwaltungsebene (dieser Status wird auf keinem Dialog abgebildet, sondern nur systemintern verwendet)
- Freig. PuS: Die Freigabe des Programms durch die zuständige programmumsetzende Stelle (PuS) ist erfolgt
- Freig. Fachebene: Die Freigabe des Programms durch die zuständige Fachebene ist erfolgt
- Freig. Ressort: Die Freigabe des Programms durch das zuständige Ressort ist erfolgt
- Freig. VB: Die Freigabe des Programms durch die Verwaltungsbehörde ist erfolgt. Damit werden die Ist-Daten des Ressorts fixiert.
Aktionen, die im Freigabeprozess einer finanziellen Abfrage durchgeführt werden können
- Freigabe: Durch die Freigabe eines Programms für eine finanzielle Controllingabfrage werden die Ist-Daten eines Programms für die nächsthöhere Verwaltungsebene freigegeben (Recht J.1.3). Die Freigabe eines Programms kann durch einen berechtigten Verwaltungsbehörden- oder Verwaltungsstellen-Nutzer (Ressort, Fachebene, PuS) erfolgen. Wurden die finanziellen Ist-Daten eines Programms bearbeitet, dann muss eine anschließende Freigabe durch einen berechtigten Nutzer derselben Verwaltungsebene erfolgen, der über die entsprechenden Rechte an den Programmen sowie Rechtegruppen verfügt. Eine nähere Erläuterung der Freigabe von Programmen findet sich hier.
- Rücknahme: Die Freigabe eines Programms für die nächsthöhere Verwaltungsebene, kann durch die untergeordnete Verwaltungsebene zurückgenommen werden (Recht J.1.3). Dies ist nur möglich, solange die nächsthöhere Verwaltungsebene das betreffende Programm noch nicht freigegeben hat. Die Rücknahme eines Programms kann durch einen berechtigten Verwaltungsbehörden- oder Verwaltungsstellen-Nutzer (Ressort, Fachebene, PuS) erfolgen. Eine nähere Erläuterung zur Rücknahme von Programmen findet sich hier.
- Zurückweisen: Durch das Zurückweisen eines Programms werden alle vorherigen Freigaben für ein Programm aufgehoben (Recht J.1.4). Hierdurch befindet sich das Programm wieder im initialen Freigabestatus. Das Zurückweisen eines Programms kann durch einen berechtigten Verwaltungsbehörden- oder Verwaltungsstellen-Nutzer (Ressort, Fachebene) erfolgen.
Pfad zum Freigeben, zur Rücknahme und zum Zurückweisen des Programms einer Controllingabfrage: Controlling/Monitoring > Übersicht Abfragen > [Controllingabfrage „in Bearbeitung“: Bearbeiten] > Programme
Freigabe eines Programms für eine finanzielle Controllingabfrage
Benötigtes Recht zur Freigabe eines Programms einer Controllingabfrage
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Rechtegruppe |
Recht |
|---|---|
|
RG 1.1.2 Verwaltungsbehörde (BMAS) RG 2.1.2 / 3.1.2 / 4.12 VS (Ressort, Fachebene, PuS) |
J.1.3 Programm für Abfrage freigeben, Rücknahme (S-Recht) |
Durch die Freigabe eines Programms für eine finanzielle Controllingabfrage kann ein berechtigter Verwaltungsbehörden- und Verwaltungsstellen-Nutzer (PuS, Fachebene, Ressort) das Programm mit den finanziellen Ist-Daten für die nächsthöhere Verwaltungsebene freigeben (Recht J.1.3).
Vorbedingungen zum Freigeben eines Programms:
(1) Es gibt eine Controllingabfrage im Status „in Bearbeitung“.
(2) Das Stichtagsende der Abfrage liegt nicht in der Vergangenheit.
(3) Dem Nutzer ist das Programm zugeordnet.
(4) Das Programm hat einen der folgenden Freigabestatus:
- Status „Initial“, falls der Nutzer zur Rechtegruppe RG 4.1.2 VS(PuS) gehört und das Stichtagsende der Abfrage der Controllingabfrage nicht in der Vergangenheit liegt.
- Status „Initial“ oder „Freigabe PuS“, falls Nutzer nicht zur Rechtegruppe RG 3.1.2 VS(Fachebene) gehört und das Stichtagsende der Abfrage der Controllingabfrage nicht in der Vergangenheit liegt.
- Status „Initial“, „Freigabe PuS“ oder „Freigabe Fachebene“, falls der Nutzer nicht zur Rechtegruppe RG 2.1.2 VS(Ressort) gehört und das Stichtagsende der Abfrage der Controllingabfrage nicht in der Vergangenheit liegt.
- Status „Freigabe Ressort“, falls der Nutzer über die Rechtegruppe RG 1.1.2 VB(BMAS) verfügt.
Schritte zum Freigeben eines Programms
1. Programmauswahl: Auswahl des betreffenden Programms, das freigegeben werden soll (aus einer Auswahlliste) und Klick auf „Laden“.
2. Freigeben: Durch Klick auf „Freigeben“ und der Beantwortung einer Sicherheitsabfrage erfolgt die Freigabe des ausgewählten Programms (für die nächsthöhere Verwaltungsebene).
Eine erfolgte Freigabe wird unmittelbar in dem Bereich dargestellt, in dem die Informationen zum geladenen Programm angezeigt werden. Je nachdem welche Verwaltungsebene die Freigabe des Programms durchgeführt hat, wird eine entsprechende Checkbox (Freig. PuS/Fachebene/Ressort/VB) markiert. Hieraus lässt sich ableiten, ob und welche Freigaben noch ausstehen. Zusätzlich werden für jede erfolgte Freigabe einer Verwaltungsebene das Datum und die Uhrzeit der Freigabe sowie der Nutzername des freigebenden Nutzers angezeigt. Erfolgte Freigaben von Programmen werden zudem in der Programmliste des Bereichs „ Übersicht“ der Detailansicht einer Controllingabfrage angezeigt.
Erfolgte bereits eine Freigabe auf einer höheren Verwaltungsebene, wird bei dem Versuch das Programm auf einer unteren Verwaltungsebene freizugeben, eine entsprechende Systemmeldung ausgegeben.
Im Freigabeprozess ändert sich der Freigabestatus eines Programms wie folgt:
- in „Freigabe PuS“, falls er zuvor „Initial“ war,
- in „Freigabe Fachebene“, falls er zuvor „Freigabe PuS“ bzw. „Initial“ war,
- in „Freigabe Ressort“, falls er zuvor „Freigabe Fachebene“ bzw. „Freigabe PuS“ bzw. „Initial“ war,
- in „Freigabe VB“, falls er zuvor „Freigabe Ressort“ war.
Abbildung: Freigabe eines Programms in einer Controllingabfrage an einem Beispiel mit drei beteiligten VE
Rücknahme eines Programms für eine finanzielle Controllingabfrage
Benötigtes Recht zur Rücknahme eines Programms einer Controllingabfrage
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Rechtegruppe |
Recht |
|---|---|
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RG 1.1.2 Verwaltungsbehörde (BMAS) RG 2.1.2 / 3.1.2 / 4.12 VS (Ressort, Fachebene, PuS) |
J.1.3 Programm für Abfrage freigeben, Rücknahme (S-Recht) |
Durch die Rücknahme eines Programms, kann ein berechtigter Verwaltungsbehörden- und Verwaltungsstellen-Nutzer (PuS, Fachebene, Ressort) die Freigabe eines Programms seiner Verwaltungsebene zurücknehmen (Recht J.1.3). Dies ist allerdings nur möglich, solange die nächsthöhere Verwaltungsebene das betreffende Programm noch nicht freigegeben hat.
Vorbedingungen zur Rücknahme eines Programms:
(1) Es gibt eine Controllingabfrage im Status „in Bearbeitung“.
(2) Das Stichtagsende der Abfrage liegt nicht in der Vergangenheit.
(3) Dem Nutzer ist das Programm zugeordnet.
(4) Das Programm hat einen der folgenden Freigabestatus:
- Status „Freigabe PuS“, falls der Nutzer zur Rechtegruppe RG 4.1.2 VS(PuS) gehört und das Stichtagsende der Abfrage der Controllingabfrage nicht in der Vergangenheit liegt
- Status „Freigabe Fachebene“, falls Nutzer nicht zur Rechtegruppe RG 3.1.2 VS(FE) gehört und das Stichtagsende der Abfrage der Controllingabfrage nicht in der Vergangenheit liegt.
- Status „Freigabe Ressort“, falls Nutzer nicht zur Rechtegruppe RG 2.1.2 VS(Ressort) gehört und das Stichtagsende der Abfrage der Controllingabfrage nicht in der Vergangenheit liegt.
- Status „Freigabe VB“, falls der Nutzer zur Rechtegruppe RG 1.1.2 VB(BMAS) gehört.
Schritte zur Rücknahme eines Programms
1. Programmauswahl: Auswahl des betreffenden Programms (aus Auswahlliste), das freigegeben werden soll und Klick auf „Laden“.
2. Rücknahme: Durch Klick auf „Rücknahme“ und der Beantwortung einer Sicherheitsabfrage erfolgt die Zurückweisung des ausgewählten Programms.
Durch die Aktion wird die Freigabe einer Verwaltungsebene zu einem Programm zurückgenommen. Eine erfolgte Rücknahme wird unmittelbar in dem Bereich dargestellt, in dem die Informationen zum geladenen Programm angezeigt werden. Je nachdem welche Verwaltungsebene die Freigabe des Programms durchgeführt hat, ist die entsprechende Freigabe-Checkbox der betreffenden Verwaltungsebene nicht mehr markiert.
Der Freigabestatus eines Programms ändert sich nach einer Rücknahme wie folgt:
- In „Initial“, falls der durchführende Nutzer ein VS-Nutzer einer PuS (RG 4.1.2) ist.
- In „Initial“ bzw. „Freigabe PuS“, falls der durchführende Nutzer ein VS-Nutzer einer Fachebene (RG 3.1.2) ist.
- In „Initial“, „Freigabe PuS“ oder „Freigabe Fachebene“, falls der durchführende Nutzer ein VS-Nutzer eines Ressorts (RG 2.1.2) ist.
- In „Freigabe Ressort“, falls der durchführende Nutzer ein VB-Nutzer (RG 1.1.2) ist.
Abbildung: Rücknahme eines Programms in einer Controllingabfrage an einem Beispiel mit drei beteiligten VE
Zurückweisen eines Programms für eine finanzielle Controllingabfrage
Benötigtes Recht zum Zurückweisen eines Programms einer Controllingabfrage
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Rechtegruppe |
Recht |
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RG 1.1.2 Verwaltungsbehörde (BMAS) RG 2.1.2 / 3.1.2 VS (Ressort, Fachebene) |
J.1.4 Programm für Abfrage zurückweisen (S-Recht) |
Durch Zurückweisen eines Programms kann ein berechtigter Verwaltungsbehörden- und Verwaltungsstellen-Nutzer (Fachebene, Ressort) alle bereits erfolgten Freigaben für ein Programm im Rahmen einer Controllingabfrage aufheben (Recht J.1.4).
Vorbedingungen zum Zurückweisen eines Programms:
(1) Es gibt eine Controllingabfrage im Status „in Bearbeitung“.
(2) Das Stichtagsende der Abfrage liegt nicht in der Vergangenheit.
(3) Dem Nutzer ist das Programm zugeordnet.
(4) Das Programm hat einen der folgenden Freigabestatus:
- Status „Freigabe PuS“, falls der Nutzer zur Rechtegruppe RG 3.1.2 VS(Fachebene) gehört.
- Status „Freigabe PuS“ oder „Freigabe Fachebene“, falls der Nutzer zur Rechtegruppe RG 2.1.2 VS(Ressort) gehört.
- Status „Freigabe Ressort“, falls der Nutzer zur Rechtegruppe RG 1.1.2 VB(BMAS) gehört.
Schritte zum Zurückweisen eines Programms
1. Programmauswahl: Auswahl des betreffenden Programms (aus Auswahlliste), das freigegeben werden soll und Klick auf „Laden“.
2. Zurückweisen: Durch Klick auf „Zurückweisen“ und der Beantwortung einer Sicherheitsabfrage erfolgt die Zurückweisung des ausgewählten Programms.
Nach dem Zurückweisen eines Programms ändert sich unmittelbar der Freigabestatus des Programms in „initial“, falls er zuvor „Freigabe PuS“, Freigabe „Fachebene“ oder „Freigabe Ressort“ war. In dem Bereich, in dem die Informationen zum geladenen Programm angezeigt werden, ist entsprechend keine der Freigabe-Checkboxen mehr markiert. Zudem können die finanziellen Ist-Daten des Programms nach der Aufhebung aller Freigaben wieder bearbeitet werden.
Abbildung: Zurückweisen eines Programms in einer Controllingabfrage
