Allgemeine Vorbemerkungen

Der Zahlungsantrag ist eine „Zahlungsaufforderung bzw. Ausgabenerklärung, die der Mitgliedstaat bei der EU-Kommission einreicht“ (Art. 2 Abs. 22 VO 1303/2013). Zahlungsanträge werden differenziert nach Regionenkategorien und Prioritätsachsen von der Bescheinigungsbehörde an die EU-Kommission gestellt. Zu unterscheiden sind Zahlungsanträge nach Art. 131 VO 1303/2013 (Zwischenzahlungen eines Geschäftsjahres) sowie Art. 135 VO 1303/2013 (letzter Antrag auf Zwischenzahlung eines Geschäftsjahres).

In der neuen Förderperiode ist für die Abrechnungen mit der EU-KOM das EU-Geschäftsjahr maßgeblich. Das EU-Geschäftsjahr läuft vom 01.07. eines Jahres bis zum 30.06. des Folgejahres. Es wird mit der jährlichen Rechnungslegung (JRL) abgeschlossen (Gegenstand von Release 3). Die Vorsysteme liefern die Finanzdaten nach Haushaltsjahren. Über den Stichtag des Zahlungsantrags wird das EU-Geschäftsjahr für alle förderfähigen Ausgaben der Vorhaben festgelegt, die am Zahlungsantrag teilnehmen. Den Letztentscheid über die Teilnahme an einem ZA trifft die Bescheinigungsbehörde mit Abschluss des betreffenden Zahlungsantrags.

Programme und Vorhaben, die an einem ZA teilnehmen sollen, müssen bis zum Ablauf des Stichtags im finalen Freigabestatus (Freigabe Ressort) sein. Ist dies nicht der Fall, nehmen diese Vorhaben und Programme automatisch nicht am ZA teil. Die Bescheinigungsbehörde hat technisch keine Möglichkeit Vorhaben oder Programme ohne Ressort-Freigabe am Zahlungsantrag teilnehmen zu lassen. Sie beginnt ihre Arbeit am ZA in der Regel nach Ablauf des Stichtags. Danach wird der ZA abgeschlossen und über die SFC-Schnittstelle an die EU-KOM übermittelt.

Zahlungsantragsprozesse sind in DATES II entsprechend der Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme ausgestaltet (zu den sechs möglichen Varianten vgl. hier). Über die Teilnahme an einem Zahlungsantrag wird über die Freigabe von Vorhaben und Programmen – unabhängig von der Bestätigung der Vorhaben – zusätzlich entschieden. Die initiale Entscheidung wird immer von den Verwaltungsstellen, die für die Lieferung der Stammblattdaten verantwortlich sind, getroffen. Mittels Einzel- oder Massenfreigabe geben diese alle oder eine Teilmenge der Vorhaben im Status „bestätigt“ für einen Zahlungsantrag frei, nachdem die Bescheinigungsbehörde den ZA angelegt und auf geeignete Art und Weise darauf hingewiesen hat. Alle Entscheidungen der den Verwaltungsstellen nachgelagerten Bescheinigungsstellen können sich ausschließlich auf die Menge der Vorhaben beziehen, für die die initiale Freigabe erfolgt ist. Die Verwaltungsstellen treffen keine komplementäre Entscheidung für das den Vorhaben zugehörige Programm. Die Bescheinigungsstellen dagegen müssen immer Vorhaben und das zugehörige Programm freigeben, um den nachfolgenden Stellen die Bearbeitung im ZA-Prozess zu ermöglichen. Neben der Freigabe existieren mit der Zurückweisung, der Heraus- und der Hereinnahme drei weitere Aktionen, die nachfolgend näher erläutert werden.