Initiale Freigabe der Verwaltungsstellen und Aktionen einer Bescheinigungsstelle im Zahlungsantragsprozess
Für alle bestätigten Vorhaben kann / muss die jeweils zuständige Verwaltungsstelle die Freigabe für einen Zahlungsantrag initial erteilen. Nach der initialen Freigabe durch die Verwaltungsstellen läuft der weitere Zahlungsantragsprozess im Strang der Bescheinigungsstellen über alle hierfür lt. Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme vorgesehenen Ebenen bis zur Bescheinigungsbehörde. Den Bescheinigungsstellen stehen die im Folgenden genannten Aktionen zur Verfügung:
Freigabe
- Die Aktion „Freigabe“ gibt das oder die Vorhaben für die nächsthöhere Ebene frei.
- Auch das zugehörige Programm muss freigegeben werden.
Zurückweisung
- Gibt Vorhaben bspw. zur Überarbeitung an die vorgelagerte Verwaltungsebene zurück.
- Auch das zugehörige Programm muss zurückgegeben werden. Alle nicht zurückgegebenen Vorhaben behalten dabei den Status (bspw. „Freigabe“), den Sie vor Rückgabe des Programms hatten.
- Achtung: Wird das Programm (und die Vorhaben, die am ZA teilnehmen sollen) vor Ablauf des Stichtags nicht in den Status „Freigabe Ressort“ gebracht, kann keines der Vorhaben am Zahlungsantrag teilnehmen, auch wenn der Vorhabenstatus auf darunterliegenden Ebenen „Freigabe“ lautet!
Herausnahme
- Das oder die ausgewählten Vorhaben werden aus dem aktuellen ZA herausgenommen und nehmen nicht am ZA teil. Herausgenommene Vorhaben können in den aktuellen ZA wieder hereingenommen werden, und zwar von der Stelle, die sie herausgenommen hat. Ist der Zahlungsantrag abgeschlossen, stehen die herausgenommenen Vorhaben oder Programme dem gewohnten Freigabeprozess wieder zur Verfügung.
- Die Herausnahme bedarf keiner komplementären Aktion beim zugehörigen Programm. Es können aber auch ganze Programme aus einem ZA herausgenommen werden.
Hereinnahme
Rücknahme (nur BB)
- Die (finale) Freigabe von Vorhaben oder Programmen durch die BB wird zurückgenommen. Diese Aktion kann nur von Usern der Bescheinigungsbehörde durchgeführt werden.
Beachten Sie unbedingt den Zusammenhang zwischen Vorhaben und Programmen bei den Aktionen „Freigabe“ und „Zurückweisung“. Sollten Sie nur ein Programm freigegeben haben, ohne den zugehörigen Vorhaben die Freigabe erteilt zu haben, ist die Fortsetzung des Zahlungsantragsprozesses auf der nächsthöheren Ebene nicht möglich. Gleiches gilt für die Freigabe von Vorhaben ohne die Entsprechung beim zugehörigen Programm. Sowohl bei der „Freigabe“ als auch bei der „Zurückweisung“ ist grundsätzlich zunächst eine Entscheidung über die Vorhaben und dann über das entsprechende Programm zu treffen. Auf der Ebene BS PuS müssen nur die Vorhaben zurückgewiesen werden, damit die Verwaltungsstelle diese wieder bearbeiten kann. Ein Programm kann auf dieser Ebene nicht zurückgewiesen werden.
Gleiches gilt für die Zurückweisung! Wurde nur bspw. ein Vorhaben zurückgewiesen und nicht zusätzlich das zugehörige Programm, kann für das Vorhaben von der vorgelagerten Stelle keine den Zahlungsantragsprozess betreffende Aktion durchgeführt werden. Zudem ist bei Zurückweisungen unbedingt zu bedenken, dass nur die Verwaltungsstellen Vorhaben oder Programme bearbeiten können. Erfolgt die Zurückweisung eines Vorhabens bspw., weil Überarbeitungsbedarf in einem der Stammblattteile erkannt wurde, muss das Vorhaben und das zugehörige Programm von jeder am ZA-Prozess beteiligten Stelle bis zur Verwaltungsstelle als Startpunkt des Prozesses „nach unten“ gereicht werden. Ist bspw. eine der Bescheinigungsstellen nicht besetzt (bspw. Krankheit oder Urlaub der fachlichen Nutzer dieser Stelle), kann dem Überarbeitungsbedarf evtl. nicht entsprochen werden. Da auch das Programm zurückgewiesen werden muss, kann dies dazu führen, dass das gesamte Programm nicht am ZA teilnimmt, da die – nicht besetzte Bescheinigungsstelle – die Zurückweisung des Programms durch ihre Freigabe wieder aufheben kann.
